El saber estimar tiempos y armar un buen cronograma en un proyecto constructivo, es de suma importancia tanto para la planificación como en su ejecución. Con base a esta información, se establecerán una serie de compromisos a nivel proyecto, que si no se estimó bien desde un principio, pueden significar el fracaso de nuestro proyecto. Por mencionar un ejemplo, de nuestro cronograma se tomará el período de vigencia del contrato con el cliente o desarrolladora, también dependerá así nuestro flujo financiero y sobre todo, la entrega a un cliente final que si no se maneja bien comercialmente puede ser un inconveniente a nivel legal y corporativo.

Sin embargo, es común escuchar a varios profesionales con cierto escepticismo ante un cronograma, aludiendo a que estos nunca se cumplen o son más de uso referencial. Debemos tomar en cuenta dos factores:  uno, un proyecto constructivo depende de demasiadas variables que afectan el cronograma, y es por ello que debemos irlo evolucionando. Dos, cometemos un sinfín de errores a la hora de estimar tiempos.

Y es que en realidad, una estimación no es un número o punto fijo en el espacio. Una estimación es un rango de números o número con una probabilidad. Al estimar, debemos escoger entre estar exactamente equivocados o aproximadamente correctos. El problema de pensar la estimación como un número, es que tanto el cliente, el patrocinador o el stake holder se quedará con ese número en la cabeza y nos tacharán de incumplidos.

Para evitar esta situación, según Mauricio F. Morales R. CEO de projectical S.A.S, debemos primero conocer 3 de los errores más comunes que se cometen al estimar tiempos:

1. No conocemos todo el trabajo que se va a realizar porque no hacemos un WBS (Work Breakdown Structure) a nivel de paquetes de trabajo, descompuesto por entregables.
2. No sabemos qué actividades vamos a hacer, porque planteamos actividades muy generales, de varios días, que no son controlables y a las que asignamos varias personas.
3. Creemos que todo el mundo asignado a nuestro proyecto tiene un rendimiento del 100% de su capacidad y asumimos que trabajan las 8 horas diarias.

Al final de todo, muchas veces nuestro alcance cambia, las actividades son más, y los recursos nunca son lo que esperábamos.

Existe también gran número de profesionales que consideran el cronograma algo utópico, pues a pesar de seguir los procesos requeridos necesarios que recomienda el PMBOK, estos no se cumplen. Aquí debemos tomar en cuenta que el PMBOK recomienda los pasos necesarios, más no los suficientes o los totales. Es decir, siguiendo esos procesos aumentaremos la probabilidad de terminar a tiempo, pero debemos implementar más estrategias si queremos cumplir con el cronograma, y esto dependerá de cada proyecto.

De acuerdo con Mauricio Morales, para aumentar la probabilidad de cumplimiento del cronograma, debemos evitar también los siguientes obstáculos:

1. No permitir que la persona que hará el trabajo estime su tiempo. Uno mismo puede ser un experto en la materia, pero debemos tomar en cuenta que para lo que a nosotros nos tome 2 o 3 horas en realizar, no significa que la persona asignada a esa tarea vaya a ser así de eficiente. Nuestro tiempo, no es necesariamente el tiempo de la otra persona.
2. Tenemos miedo de mirar al espejo. Este obstáculo hace referencia a que muchas empresas estiman sus tiempos con base a una medición falsa. Se toma como referencia el cronograma del proyecto anterior, sin tomar en cuenta que en dicho proyecto muchas veces se trabajó horas extra, fines de semana o asuetos. Pretendemos querer cumplir el mismo tiempo, sin ver al espejo y tomar en cuenta que, en realidad, el ritmo que se tuvo para cumplir cierta meta fue anormal.

3. Subestimar otras actividades como pruebas y depuración. Debemos desglosar las tareas para contemplar todas las aristas.
4. Requerimientos inadecuados: sucede cuando no verificamos nuevamente un requerimiento y no se asegura de haber entendido bien la tarea.
5. Trozos muy grandes para ser estimados: muchas veces nuestras tareas duran más de 10 días, semanas o incluso meses. El problema es que de esta manera no podemos controlar todas las actividades y perdemos precisión. Esto provoca muchas veces el obstáculo No.3, donde subestimamos varias sub tareas que son parte de esta tarea resumen que estimamos en un período largo. Es recomendable desglosar por actividades diarias, así aumentaremos precisión.
6. Estimados optimistas: hace referencia a no contemplar riesgos en nuestra estimación de tiempos. Caemos en el error también de pensar que, a pesar de no haber hecho alguna tarea, debe ser fácil.
7. Colchones: un colchón, es el peor veneno que se puede colocar en una estimación. Es muy distinta una reserva de tiempo calculada estadísticamente para aumentar probabilidad. Los colchones provocan el “síndrome del estudiante”, en donde a causa de estos colchones, las personas se predisponen mentalmente a perder el tiempo. Se puede dar también la Ley de Parkinson, que dice que “toda actividad, siempre se tomará el tiempo que se le dé”.
8. Contar con 8 horas diarias: muchas veces programamos actividades diarias cuya realización conlleva 8 horas de trabajo, pero obviamos el hecho de que nuestro recurso humano, nunca labora las 8 horas a exactitud. En el caso de un proyecto arquitectónico, debemos contemplar todas las pausas que se generan como al trasegar material, tiempos de comida, idas al baño etc. Por ello, siempre habrá actividades planificadas en un día laboral, que se terminan al próximo día o bien, provocamos que nuestro recurso labore horas extra, desgastando a las personas y provocando que se cometan errores.
9. No re-estimar: muchas veces lo que se puso en cronograma, se toma como escrito en piedra. Es por eso, que se recomienda levantar la mano en caso de que hayamos cometido un error en alguna estimación, aunque se tenga que actualizar el cronograma.
10. Presión externa por una fecha: estas son fechas que por lo general aparecen mágicamente, y que se deben cumplir si o sí, con tal de quedar bien con alguien o cerrar un contrato. Muchas veces estas fechas son irreales o se proponen sin mucho análisis. Es mejor ser sinceros y no comprometerse si quedaremos mal.

Debemos tomar en cuenta que un proyecto arquitectónico es similar a un ser vivo, que va cambiando a diario con nuevos obstáculos o prioridades, y es de suma importancia que llevemos registro de todas las modificaciones realizadas en el proyecto, pues muchas veces estas modifican el alcance del contrato teniendo repercusiones en el tiempo y el presupuesto del proyecto. En la mayoría de ocasiones, no le hacemos ver al patrocinador que la modificación que se solicitó a raíz de un cambio comercial o subjetivo tiene implicaciones en nuestro cronograma.

Una de las prácticas recomendables en la administración de un proyecto, es documentar todos los hallazgos, errores u oportunidades que se dieron en el proyecto como una suerte de “lecciones aprendidas” para poder generar una base de datos que sirve para nutrir nuestra WBS. Además, es de suma importancia llevar minutas en todas las reuniones que impliquen decisiones importantes para el proyecto, pues a raíz de estas minutas podremos rastrear un sinfín de modificaciones dadas a lo largo del proyecto que afectan nuestro cronograma.

Debemos tomar en cuenta que un cronograma no se hace de un día para otro. Es importante también que dediquemos un espacio al día para revisar nuestro cronograma e irlo evolucionando, pues de nada nos servirá tener un cronograma “afinado” si lo dejamos en el olvido. Cada proyecto es único y no repetible y es importante también que entendamos que todos los tiempos también lo serán.

Arq. Ignacio Morales