En el contexto actual, la gestión de proyectos requiere una modernización ineludible. No podemos permitirnos depender de procesos desactualizados en un mundo donde la eficiencia y la precisión son cruciales. En el ámbito de la construcción, la complejidad del Project Management es inherente debido a factores impredecibles como el clima, el personal y los cambios. ¿Cómo controlar lo incontrolable? La respuesta radica en gran medida en herramientas y procesos bien definidos. Estos actúan como un timón, permitiendo manejar información y anticipar y controlar escenarios imprevistos de la mejor manera.

Cada proyecto es único; no obstante, se puede identificar cierta necesidad repetitiva de información esencial. Si bien un proyecto no es repetible, los procesos y las herramientas para controlarlos si. Es por ello que se hace importante establecerlos de la manera más funcional, buscando que sea posible adaptarlos a diferentes variantes para servir mejor a un proyecto particular. En el caso de D&A, lo trabajamos a través de una estructuración de la metodología APP, creando sistemas y procesos claros en la línea de factores comunes a todo proyecto para controlarlos efectivamente. Esto nos permite actuar con mayor rapidez a través de herramientas previamente establecidas. En un escenario tan dinámico y con tantos diversos involucrados, esta configuración en la gestión de proyectos se convierte en un salvavidas.

Adicionalmente, es importante tomar en cuenta que el éxito de un proyecto depende fuertemente de la comunicación y el seguimiento de múltiples grupos de personas con distintas responsabilidades. Esta comunicación formal e informal será entonces crucial para mantenernos dentro de los tiempos, el presupuesto, y formular soluciones rápidamente. La gestión de la información a través de registros de actividad, planificación y toma de decisiones se vuelve esencial para evitar inconvenientes futuros. Esto hace parte de lo considerado con prioridad entre los medios aplicables a cualquier proyecto.

El uso adecuado de las PMTT (Project Management Tools and Techniques) puede ofrecer beneficios significativos, según Toney y Powers, incluyendo aumentar la eficiencia, reducir la capacitación, mejorar la previsibilidad del proyecto y aumentar la confianza de los stakeholders (1997). Sin embargo, no basta con tener un conjunto de herramientas a la mano; es esencial elegir apropiadamente. Se debe definir un enfoque estratégico alineado con expectativas en tiempo, costo y calidad. Con base en ello, la selección de recursos aplicables a proyectos específicos será crucial; de lo contrario, se corre el riesgo de perder tiempo en procesos con poco impacto.

Incluso en cada fase del proyecto, desde su conceptualización hasta su entrega, el énfasis debe adaptarse según las necesidades puntuales para asegurar mejores resultados en las siguientes fases, y a lo largo de la duración completa del proyecto. Por ejemplo, la etapa de planificación se centrará en trasladar los objetivos a
un plan de desarrollo detallado del proyecto, incluyendo estimaciones de costos, análisis de riesgos y programación de tareas. La ejecución se enfocará en monitorear y controlar las tareas según el plan, con ajustes prácticamente inevitables. En la fase de finalización, los objetivos cruciales consistirán en entregar resultados a los clientes y realizar un análisis posterior. Por ende, lo fundamental será usar la información de manera inteligente y mantenerla viva a través de todo el proceso, de la manera más óptima. Reconociendo la importancia de este enfoque, en D&A se desarrollaron 65+ herramientas entregables especializadas. Estas se dividen según cada fase del proyecto: inicio, planeación, ejecución, control y cierre, para impulsar el éxito en la gestión.

En última instancia, el Project Management es el arte de manejar el cambio y los procedimientos. No se trata solamente de la amalgama de conocimientos, protocolos y controles, sino la habilidad de aplicarlos de manera coherente y estratégica. Como apoyo fundamental de esta meta, las herramientas y procesos bien estructurados no sólo son esenciales; son la columna vertebral que sostiene proyectos exitosos. Para D&A, esto se traduce a una metodología sólida con procesos definidos, conjugada en un entorno común de datos BIM, orientada a resultados de excelencia en todas las etapas. En un mundo moderno, la clave para la excelencia no solo radica en tener la información correcta, sino en saber cómo utilizarla de manera inteligente.

Arq. Luz Adriana Mota